Comment gérer le timing de l’ouverture du point de vente ?

Le point de déclenchement d’un rétro-planning est la signature du bail du point de vente. Il faut notamment prévoir les imprévus, en particulier les retards de l’administration. Sous peine d’un effet de dominos pour les problèmes.

L’enseigne doit établir un rétro-planning détaillé pour le franchisé, dans lequel il faut anticiper les imprévus.

« Le point de déclenchement d’un rétro-planning de 18 semaines est la signature du bail. Nous prenons deux jours de réunion avec le franchisé afin de lister de manière exhaustive l’ensemble des tâches à effectuer et de revoir le plan de son projet. Notre bureau d’études interne réalise alors une implantation-type et un projet de façade, rapidement présenté au bailleur et aux architectes des Bâtiments de France, tout comme les demandes pour l’assurance, l’électricité, l’eau, la commission sécurité et l’accès pour personnes à mobilité réduite sont envoyées.
L’administration ne fonctionne pas au même rythme qu’une entreprise, et il faut prendre beaucoup de marges avec les délais légaux de réponse. A quinze semaines du terme, on ouvre les comptes pour les fournisseurs et on lance le recrutement des équipes, avant de réaliser un peu plus tard l’implantation du show-room cuisine. Viennent ensuite la souscription des diverses assurances – exploitation, décennale, accidents du travail -, l’établissement du plan de communication à l’ouverture du point de vente franchisé et la réservation d’espaces publicitaires sur les médias choisis.
A huit semaines du lever de rideau, on forme le personnel du franchisé, puis termine le gros œuvre dans le magasin. A trois semaines, le point de vente est finalisé, avec la décoration et le mobilier », détaille Thierry Tallet, directeur général d’Ixina France.

« Il faut éviter d’être pris au dépourvu, et même prendre de l’avance, car un problème peut en générer d’autres par effet de dominos. Le franchisé doit être prêt matériellement, mais aussi personnellement, en renforçant sa formation technique, voire en commençant déjà à prospecter sa future clientèle », ajoute Christophe Cattoen, franchisé Cartridge World à Antony et Fontenay-aux-Roses.

« La rigueur dans le planning reste la principale difficulté, notamment en ce qui concerne les autorisations administratives. A six mois de l’ouverture, on est parfaitement dans les temps, à quatre mois on sait faire, et à deux mois – ce qui est pourtant le délai légal pour les demandes administratives -, cela devient extrêmement compliqué », confirme Mario Catena, directeur général des chocolats De Neuville.

La franchise permet de gagner du temps vers la réussite dès le lancement de l’affaire du franchisé, grâce à des services parfois spécifiques selon les enseignes.

« La partie la plus sensible d’une préparation à l’ouverture reste la gestion du personnel. Repreneur, il m’a fallu rassurer les salariés de l’entreprise qui n’ont été prévenu qu’à la dernière minute du changement de propriétaire de l’entreprise. De plus, mon but était d’augmenter le chiffre d’affaire, et donc par incidence l’activité de mon personnel », se souvient Pierre Legé, concessionnaire Tryba à Montrouge.

L’accompagnement de l’enseigne facilite certaines tâches au démarrage. Le franchisé doit toujours vérifier que les services payants de l’enseigne ne sont pas plus élevés que s’il ne bénéficiait pas de la mutualisation des moyens du réseau.

« Un architecte, proposé par le franchiseur, nous suit tout au long des travaux et des demandes administratives. Les sources de problèmes potentielles ne manquent pas : plancher, électricité, arrivée d’eau… Le stock initial est constitué en s’appuyant sur les chiffres des points de vente existants. Dans notre activité, on ne commande que pour une ou deux journées, car la date limite de consommation de nos produits est courte. Nous recrutons aussi une vingtaine de salariés, immédiatement envoyés en formation dans d’autres restaurants de l’enseigne afin d’être opérationnel dès l’ouverture. Ce qui d’autant plus nécessaire que la réputation de l’enseigne implique un démarrage fort de l’activité », relève Florian Darnois, franchisé Planet Sushi à Maisons-Laffitte.

L’expérience du franchiseur est même d’emblée déterminante dans certains secteurs d’activité.

«Nous apportons notre crédibilité pour obtenir un agrément auprès des directions régionales de l’environnement, de l’aménagement et du logement, et s’enregistrer au tribunal de commerce et au ministère des transports, car nous sommes une activité réglementée. A travers l’une de nos filiales, nous soumissionnons à des appels d’offres pour nos franchisés même si leur société n’est pas encore créée, par exemple pour la prochaine rentrée scolaire. Nous captons ainsi des marchés et contractualisons des engagements avec des donneurs d’ordre afin de faciliter le lancement de leur entreprise. De plus, nos franchisés n’ont pas forcément besoin d’un local pour démarrer. Une simple adresse postale suffit, avec un accueil téléphonique en option », précise Franck Vialle, fondateur-dirigeant d’Ulysse (transport et accompagnement de personnes à mobilité réduite).

Le franchiseur peut aussi adapter son aide au démarrage au cas particulier du franchisé.

« La structure opérationnelle de l’enseigne m’a aidée dans le montage juridique de l’entreprise, par rapport à ma situation personnelle. L’euphorie de la création d’entreprise peut faire perdre en lucidité, et un soutien de l’équipe salariée du franchiseur permet d’anticiper certains risques, par exemple en cas d’une association ou de mariage. D’autre part, il ne faut pas hésiter ou craindre, dans le recrutement du personnel, d’embaucher quelqu’un plus aisé techniquement que soi, car le système de franchise permet au franchisé de monter en compétence », souligne Marie Lanoë, franchisée Temporis à Vannes.

François Simoneschi, rédacteur en chef de La Référence Franchise